在展覽會現場參展時會發生很多意想不到的事，所以在展會開始前要為可能發生的突發事件做好準備工作，防范于未然。最好是把有可能發生的緊急事件先羅列出來，再一個一個設想好處理方法，以免事件突發的時候措手不及。

　　火災是一個最為常見的人為災難。大部分火災都是人為因素造成的。例如，展館內部和外部的電路復雜，稍有疏忽就會引起火災;會展現場中的某些觀展者可能將尚未完全熄滅的煙頭丟棄等問題，更為可怕的是火災發生后會引起人群恐慌，自然地向入口蜂擁逃散，這往往會給救火工作造成極大的阻礙。

　　如何把會展現場火災的風險降到最小，這需要會展主辦方和場館管理者在最初的策劃或現場的服務中將所有可能造成火災威脅的注意事項(如禁止吸煙的表示要醒目，員工要熟知消防器材的安放地點和使用方法等)、緊急逃散方式(出入口以及緊急出口的標識要明顯)、在發生危害時的急救措施告知每一位參會者(會前的宣傳手冊告知和危害發生時的現場指導相結合)。